在時(shí)間壓力下，如何加快團(tuán)隊(duì)磨合？沈深請(qǐng)教了Grace，還有TS工廠的HRBP丁丁，她們都提到加強(qiáng)溝通這一點(diǎn)，但在溝通之前，還有一步非常重要的工作，就是達(dá)成基本的共識(shí)。
時(shí)間緊迫，從關(guān)鍵點(diǎn)入手，沈深挑出招聘的SOP，把幾個(gè)關(guān)鍵步驟做了進(jìn)一步拆分細(xì)化，包括人頭審批、JD及招聘要求確認(rèn)、簡(jiǎn)歷篩選及推薦、面試協(xié)調(diào)安排、結(jié)構(gòu)化面試指導(dǎo)、聽(tīng)取反饋、offer、on board。
這項(xiàng)工作上她很有耐性，花了半天跟Daniel和Stefan一起再學(xué)習(xí)和討論，過(guò)了一個(gè)月又坐下來(lái)進(jìn)步一探討跟實(shí)際的出入，或者遺漏的事項(xiàng)、小步驟，然后就固化下來(lái)。
沈深自己加班加點(diǎn)，將所有的東西形成一個(gè)統(tǒng)一文檔，招聘這條線上需要的所有資料全部集中且一目了然，流程也清晰明了，常見(jiàn)問(wèn)題也有專(zhuān)門(mén)的Q&A，她又要求Daniel和Stefan季度做分享，經(jīng)典的例子也記錄下來(lái)。
這項(xiàng)工作，除了幫助目前工作的推進(jìn)，還有一個(gè)很重要的目的，就是知識(shí)的可視化，便于傳承。說(shuō)白了，就算招聘人員更換，新來(lái)的人只要看到這些文件，就能直接上手以相同的方式開(kāi)始工作。
花費(fèi)的時(shí)間和精力很快有了回報(bào)，看到NZ工廠隊(duì)伍迅速擴(kuò)張起來(lái)，沈深松了一口氣。
同時(shí)，袁媛也配合財(cái)務(wù)，把增資的事情處理結(jié)束，所有證件更新完成。
Tony很高興，及時(shí)表示了肯定，批了一比活動(dòng)費(fèi)用，讓人事行政團(tuán)隊(duì)放松一下。
提到玩，沈深突然有點(diǎn)沒(méi)主意，于是便跟袁媛商量。
“咱們放周五吧，除了我，大家周末都要回去的。”袁媛眨眨眼。
沈深點(diǎn)頭表示贊成。
“我們周五中午出去一起吃個(gè)飯，下午活動(dòng)一下，大概四點(diǎn)鐘結(jié)束，然后就各回各家、各找各媽了。”袁媛很快有了思路，“你有沒(méi)有什么特別想吃的？”
“我不挑的，好吃就行。”沈深隨口一說(shuō)。
“好吃這要求可高了。”
“也是，你問(wèn)問(wèn)兩位男士吧，他們是主力。”沈深一笑。
“我也很能吃的。”袁媛晃晃腦袋。
“那你想吃什么？”沈深問(wèn)她。
“我就喜歡重口味一點(diǎn)，辣你吃么？”
“吃的，我估計(jì)Daniel和Stefan也是重口味，平時(shí)工作餐里面一個(gè)喜歡加醋，一個(gè)喜歡加辣椒。”
“行，我寫(xiě)幾個(gè)餐廳，回頭咱們四個(gè)人投票。2-3個(gè)小時(shí)的活動(dòng)，安排可以考慮密室逃脫、KTV或者游古街，古街你去過(guò)么？”
“還沒(méi)，聽(tīng)說(shuō)還有個(gè)挺靈的寺廟？”
“是的，我媽年年都要去燒香的。古街其實(shí)就是些古建筑，還有一些小吃，風(fēng)景還行，沒(méi)去過(guò)倒是可以看看。”
“也投票吧。”沈深真沒(méi)什么特別想玩的，有時(shí)間就想好好睡一覺(jué)。
“行，那我安排。”袁媛爽快應(yīng)下。
定下日子后，沈深還特別問(wèn)了一下Grace，愿不愿意過(guò)來(lái)一起參與？
“我還沒(méi)跟團(tuán)隊(duì)一起活動(dòng)過(guò)呢。”Grace看了看時(shí)間，“行，那天我上午過(guò)來(lái)，你安排個(gè)會(huì)，大家聊一聊，吃完午飯我就走了，下午的活動(dòng)這次就不參加，我不在，你們也玩得自在點(diǎn)。”
“主要看您的時(shí)間，我們是很歡迎的。對(duì)了，會(huì)議上我安排一下這邊團(tuán)隊(duì)的工作匯報(bào)，您有沒(méi)有什么要跟我們分享的？”
“二季度的業(yè)務(wù)報(bào)告才出來(lái)，我可以介紹一下YFA全球和中國(guó)的業(yè)績(jī)情況，人力資源策略回顧，一些項(xiàng)目的進(jìn)展情況等，20分鐘吧，然后看看大家有沒(méi)有什么問(wèn)題。你們準(zhǔn)備也不用太正式，都是自家人。”
“行。”沈深心里明白，再自己人，Grace畢竟是領(lǐng)導(dǎo)，還是需要準(zhǔn)備的。
還好，袁媛他們聽(tīng)到這一消息并沒(méi)有什么情緒上的變化。沈深很快準(zhǔn)備好PPT，將整個(gè)框架列好，各個(gè)模塊由不同的人負(fù)責(zé)講述，給大家鍛煉和展示的機(jī)會(huì)。
“YFA很重視story telling的能力，所以當(dāng)有領(lǐng)導(dǎo)來(lái)，或者同事間溝通等，都可以用到這個(gè)技能，自己完成工作后思考匯總，然后重點(diǎn)明確、清晰生動(dòng)的講述出來(lái)。”沈深還專(zhuān)門(mén)收集了一些小技巧，供大家使用，“我們可以就一項(xiàng)工作甚至一個(gè)項(xiàng)目做得好的地方、困難的地方展開(kāi)故事描述，然后深入再思考：如果有機(jī)會(huì)再做一次，哪些地方可以做得不一樣，即可以改進(jìn)處。”
見(jiàn)大家明白，沈深便征求意見(jiàn)：“你們的PPT準(zhǔn)備好，需要我?guī)兔匆谎勖矗俊?br />
Daniel說(shuō)道：“我和Stefan這邊主要是數(shù)據(jù)，包括空缺崗位數(shù)、簡(jiǎn)歷篩選中崗位數(shù)、面試中崗位數(shù)和offering及on board的數(shù)量。”
“對(duì)，你們招聘部分還是比較清楚的，只要留意數(shù)字準(zhǔn)確就好了。”沈深點(diǎn)頭。
袁媛想了想：“我做好你先幫忙看一眼吧，我有點(diǎn)無(wú)從下手的感覺(jué)，都是瑣碎的事情。”
“建議你從日常運(yùn)行即辦公室行政支持角度，和政府事務(wù)兩方面思考，除了目前的事情，還要考慮一下后面計(jì)劃，包括臨時(shí)辦公室向正式廠房的搬遷項(xiàng)目。”
“我們要搬了？”袁媛問(wèn)。
“是的，估計(jì)在八月份，家具進(jìn)場(chǎng)后我們就得準(zhǔn)備了，包括綠化。”見(jiàn)袁媛點(diǎn)頭，沈深不確定她是否真的了解這里面的工作量，但這會(huì)兒還沒(méi)到細(xì)說(shuō)的時(shí)候，便不再多提。
等看到PPT的時(shí)候，沈深有點(diǎn)頭疼。Daniel和Stefan的都沒(méi)什么問(wèn)題，她自己匯總了一張片子，主要講述招聘策略，放到前面，配合兩個(gè)小伙子的實(shí)際進(jìn)展，看起來(lái)還不錯(cuò)；可袁媛的材料實(shí)在太散了，之前給她的建議也沒(méi)有用好，只是羅列事情，缺乏調(diào)理，這一點(diǎn)是對(duì)方的短板，這時(shí)候完全暴露了。
揉揉太陽(yáng)穴，沈深看看時(shí)間，決定自己改。
改完后，她又寫(xiě)了一封郵件，告訴袁媛她為什么這么改：
正如之前所說(shuō)的，首先我用了兩條脈絡(luò)，一條從功能劃分，一條從時(shí)間劃分。
行政方面，除了日常辦公室事務(wù)支持，還包括廠車(chē)、用餐、保潔和項(xiàng)目協(xié)助；政府事務(wù)方面有case by case的事情，比如增資，也有關(guān)系網(wǎng)的建立和維護(hù)，比如你安排Tony和園區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的季度溝通，還有一部分關(guān)系公司形象建設(shè)，比如在管委會(huì)那里的宣傳廣告。
其次，我用了時(shí)間線，包括目前和未來(lái)，隱含了臨時(shí)辦公室到正式廠房地點(diǎn)上的轉(zhuǎn)移。最后，考慮到Grace的時(shí)間，我建議你著重講述一個(gè)事例，你可以挑一個(gè)熟悉的。
沈深知道，Grace對(duì)行政不算很熟，也不是很關(guān)心，又考慮到袁媛講起來(lái)有點(diǎn)絮叨，便直接要求她細(xì)講一件事。當(dāng)然這一點(diǎn)不能明說(shuō)，怕影響員工積極性，只能推到時(shí)間不夠。
“你先理解消化一下，明后天抽個(gè)時(shí)間，我再給你理一下。”
袁媛郵件回復(fù)很及時(shí)，一副受教的樣子，可沈深遲遲沒(méi)有看到她約自己的時(shí)間，眼看Grace來(lái)的日子就到了，她只有自己約對(duì)方的時(shí)間。
會(huì)議開(kāi)始后五分鐘，袁媛氣喘吁吁到了：“不好意思，Tony剛找我。”
“有什么急事么？”沈深便問(wèn)。
“也沒(méi)什么，就是問(wèn)一下招商辦那里一個(gè)主任的聯(lián)系方式。”
沈深點(diǎn)頭：“那我們開(kāi)始吧，過(guò)一下就結(jié)束，應(yīng)該很快。”
“我就準(zhǔn)備照您修改后的片子講。”
“可以呀，那故事呢，主要講述哪個(gè)故事？”沈深問(wèn)。
“就講最近的增資好了。”
沈深心里一個(gè)咯噔，心想：增資有什么好講的，不就是跑流程么？但跟主次分不清的人，她只得引導(dǎo)：“嗯，這個(gè)剛做完，印象會(huì)比較深刻，還有沒(méi)有其它例子，咱們一起再看看，比較一下？”
“對(duì)的，這個(gè)剛做完，記得清楚，萬(wàn)一Grace問(wèn)到什么，我應(yīng)該能回答，還有，這是個(gè)公司層面的大事情。其它么，好像也沒(méi)做什么特別的了。”
“理解了，增資的確是個(gè)大事情。”但財(cái)務(wù)是lead，對(duì)行政來(lái)講只是繁瑣卻沒(méi)有難度，實(shí)在不是個(gè)很好的點(diǎn)，但沈深不能明說(shuō)，“再想想，咱們行政主要服務(wù)員工，若是能跟員工滿意度聯(lián)系起來(lái)，也是好例子，比如我們餐廳供應(yīng)商的變化，那事兒我覺(jué)得你做得很好，從前期滿意度了解，到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，再到后面重新比價(jià)，選擇新供應(yīng)商，還建立了供應(yīng)商日常管理和改進(jìn)體系。”沈深知道，從管理層來(lái)講，他們更喜歡看到這樣的例子。
袁媛想了一想：“我怕我總結(jié)的不好，講不清楚。”
“我剛才講的幾個(gè)步驟，你看看是不是涵蓋了整件事情的脈絡(luò)？”沈深循循善誘，她知道，要提高一個(gè)人的弱點(diǎn)是很難的，所以她不喜歡做這樣的事情，除非對(duì)方弱點(diǎn)影響了工作。
“您等等，我記下來(lái)。”袁媛拿出筆。
沈深便一個(gè)一個(gè)說(shuō)給她聽(tīng)，袁媛態(tài)度不錯(cuò)，這一點(diǎn)讓她滿意。其實(shí)她這么做不僅僅為了自己，更多的是為了讓袁媛在Grace那邊有個(gè)好印象，若是袁媛不愿意接受，她倒也不強(qiáng)求。
“抓住這幾個(gè)重點(diǎn)，原景重現(xiàn)。”
“我理解了。”
“還需要我提前幫你過(guò)一遍么？”沈深對(duì)她的總結(jié)能力實(shí)在不抱什么信心，“Grace后天到。”又提醒時(shí)間。
“我應(yīng)該可以，如果有不懂的再找您問(wèn)吧。”
沈深點(diǎn)頭，尊重員工自己的選擇：“對(duì)了，日程安排好就發(fā)出來(lái)吧，這樣大家對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)心里有個(gè)預(yù)期。”
“不發(fā)可以保持神秘吧？”袁媛有點(diǎn)煩了。
這就有點(diǎn)那個(gè)了，沈深不知怎么說(shuō)她好，有領(lǐng)導(dǎo)來(lái)弄什么神秘？但這次畢竟不是大事兒，只是部門(mén)聚會(huì)，便笑：“之前都投票了，估計(jì)大家心里有數(shù)，再說(shuō)Grace不知道，還是有個(gè)日程，她不去也可以了解一下。”
袁媛點(diǎn)頭，沒(méi)再說(shuō)什么。
第二天下雨了，沈深還有點(diǎn)擔(dān)心，因?yàn)橄掠曷飞喜缓米撸菀锥萝?chē)，還好Grace來(lái)那天倒是晴空萬(wàn)里。
Grace是第二次來(lái)，之前來(lái)那會(huì)兒臨時(shí)辦公室都沒(méi)有，于是沈深便帶她參觀了一下臨時(shí)辦公室，介紹了許多新人給她。
“還不錯(cuò)，我總想著工棚的情景，你們這里強(qiáng)多了，當(dāng)然跟正式的還有差距。”Grace連連點(diǎn)頭。
“很快這里就結(jié)束了，不過(guò)我們真有工棚的，在工廠那邊。”沈深笑著解釋?zhuān)盎仡^出去吃飯前帶您去工地看看。”
“哦，難怪跟實(shí)際員工數(shù)比，感覺(jué)這里地方小了，原來(lái)有一部分人已經(jīng)進(jìn)場(chǎng)了，那邊辦公條件怎么樣？”
“那工棚雖然叫工棚，但設(shè)施也是齊全的，條件并不差，有些東西以后可以直接搬到正式廠房去繼續(xù)用。”沈深不多說(shuō)，其實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)挺大手大腳的，許多人私下都感嘆：只有我們YFA用這樣規(guī)格的，做正式辦公室都不過(guò)分，弄得跟供應(yīng)商價(jià)錢(qián)越來(lái)越難談，還流傳“人傻錢(qián)多速來(lái)”的笑話。
會(huì)議時(shí)間，Daniel和Stefan講的時(shí)候，Grace提了不少問(wèn)題，沈深理解，招聘是他們團(tuán)隊(duì)目前最重要的工作。袁媛講的時(shí)候，時(shí)間便有些不夠，沈深想到之前她準(zhǔn)備了，便不想讓員工感覺(jué)浪費(fèi)，便建議她還是按原計(jì)劃講：“會(huì)議超一點(diǎn)時(shí)間沒(méi)關(guān)系的，十分鐘，可以理解。”
可袁媛明顯著急了，講得就不大清楚，思路有些亂，在講事例的時(shí)候，還是提了增資的事兒。
沈深心里嘆息，事實(shí)已然如此，便也不說(shuō)什么了。
Grace整體對(duì)這一支年輕的小團(tuán)隊(duì)還是挺滿意的，便不計(jì)較，也提了一個(gè)問(wèn)題，表示自己的重視，然后感謝其辛勤工作。
袁媛松了一口氣，其實(shí)她后來(lái)沒(méi)準(zhǔn)備沈深說(shuō)的那個(gè)例子。
吃飯的時(shí)候，氣氛輕松不少，沈深便聊到食堂供應(yīng)商的事兒：“現(xiàn)在辦公環(huán)境條件有限，項(xiàng)目初期，大家工作都很辛苦，所以行政這邊對(duì)食堂供應(yīng)商提了新要求，還做了更換，就為了員工的滿意度。”
“吃飯很重要的。”Grace立馬知道了沈深的點(diǎn)，“辦公條件上咱們沒(méi)法改善，吃好就更重要了，行政這塊兒向來(lái)不好做，特別是食堂，眾口難調(diào)，許多事情說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，只‘換供應(yīng)商’四個(gè)字，實(shí)際工作卻是許多的，順利切換肯定很不容易。”
“是啊，袁媛在細(xì)節(jié)上把控很好，所以很順利，后期管理還做了流程，許多方面以后正式食堂也可以沿用。”
“不容易。”Grace點(diǎn)頭。
袁媛面兒上笑著，心里有點(diǎn)那個(gè)，她不理解沈深為何堅(jiān)持說(shuō)這件事情，剛開(kāi)會(huì)的時(shí)候Grace聽(tīng)了增資的事，已經(jīng)表?yè)P(yáng)過(guò)她了，不過(guò)再表?yè)P(yáng)一遍也沒(méi)什么。
袁媛入職后慢慢知道，沈深的級(jí)別并沒(méi)有到經(jīng)理，連主管都不是，充其量只是高級(jí)專(zhuān)員。她還聽(tīng)一些人說(shuō)，有些企業(yè)里行政人事是分開(kāi)的，想著自己還管著政府關(guān)系這個(gè)模塊，她便開(kāi)始有想法了。
所以，她對(duì)Tony那邊的事情特別上心，無(wú)論大小，沈深這邊的安排是靠后的，甚至有了幾分敷衍，就像這次開(kāi)會(huì)。
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